Access使い方完全ガイド | 初心者でもわかるデータベース作成の始め方

10月 24, 2025

Accessとは何か？初心者向けの基礎知識

Accessの概要と位置づけ

Microsoft Accessは、Microsoft Officeファミリーの一員として提供されるデータベース管理ソフトウェアです。
WordやExcel、PowerPointと同じマイクロソフト社の製品ですが、データの管理・蓄積に特化している点が特徴です。

Accessは「リレーショナルデータベース管理システム(RDBMS)」に分類されます。
これは、複数のテーブル(データの表)を関連付けて、効率的にデータを管理できる仕組みのことです。例えば、顧客テーブルと注文テーブルを関連付けることで、どの顧客がどんな商品を注文したかを瞬時に把握できます。

Accessの最大の特徴は、専門的なプログラミング知識がなくても、データベースを構築・運用できることです。
グラフィカルなユーザーインターフェースを使って、直感的にデータベースを設計できるため、IT部門がない中小企業や個人事業主でも導入しやすいツールとなっています。

ExcelとAccessの違い

多くの方が「Excelでもデータベースのようなことができるのでは？」と疑問に思われるでしょう。
確かにExcelでもデータを管理できますが、ExcelとAccessには明確な違いがあります。

結論として、Excelは「計算と分析」が得意なソフトウェアであり、Accessは「データの整理・管理・活用」が得意なソフトウェアです。
10万件以上のデータを扱う場合や、複数のテーブルを関連付けてデータを管理したい場合は、Accessの利用が適しています。

Accessでできることと活用事例

Accessでできる主な機能

1. 大量データの蓄積と管理

Accessは最大2GBまでのデータを1つのデータベースファイルに保存できます。これは数十万件から数百万件のレコードに相当します。
Excelでは約104万行という制限がありますが、Accessではその制限を気にせず、ビジネスで必要な大量のデータを管理できます。

2. 柔軟なデータ検索と抽出

Accessの「クエリ」機能を使えば、膨大なデータの中から必要な情報だけを素早く抽出できます。
複数の条件を組み合わせた複雑な検索も可能で、例えば「2024年1月から3月までに大阪府の顧客が購入した10万円以上の商品」といった詳細な条件でデータを取り出せます。

3. 専用の入力フォーム作成

Accessでは、データ入力専用の画面(フォーム)を作成できます。
プルダウンリストやカレンダー選択、入力規則などを設定することで、入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることができます。テーブルに直接入力するよりも、使いやすく見やすい画面を提供できます。

4. 帳票とレポートの自動生成

データベースに蓄積されたデータから、請求書、納品書、売上レポート、顧客リストなど、さまざまな帳票を自動生成できます。
レイアウトも自由にカスタマイズでき、印刷やPDF出力も簡単に行えます。

5. 業務の自動化

マクロ機能やVBA(Visual Basic for Applications)を使えば、定型業務を自動化できます。
例えば、「ボタンを1回クリックするだけで月次レポートを生成」「データを自動的にExcelにエクスポート」といった処理が可能になります。

6. 他のOffice製品との連携

AccessはExcel、Word、Outlookなど他のOffice製品とスムーズに連携できます。
Excelからデータをインポートしたり、Accessで抽出したデータをExcelで分析したり、柔軟な活用が可能です。

Accessの活用事例

Accessの基本操作と画面構成

Accessの画面構成

Accessを起動すると、ExcelやWordと同じようにリボンメニューが表示されます。
基本的な画面構成は他のOffice製品と似ているため、Office製品に慣れている方であればすぐに使い始められます。

主な画面要素は以下の通りです。

• リボン：上部に表示されるメニューで、「ホーム」「作成」「外部データ」「データベースツール」などのタブがあります
• ナビゲーションウィンドウ：左側に表示され、テーブル、クエリ、フォーム、レポートなどのオブジェクトが一覧表示されます
• 作業ウィンドウ：中央の広い領域で、実際にデータを入力したり編集したりする場所です

Accessの4つの主要オブジェクト

Accessでは、データベースを構成する主要な要素を「オブジェクト」と呼びます。
代表的な4つのオブジェクトを理解することが、Access習得の第一歩です。

1. テーブル(データの保管庫)

テーブルは、データを実際に保存する場所です。Excelのシートに似ていますが、より厳密なルールでデータを管理します。
行が「レコード」(1件分のデータ)、列が「フィールド」(項目)と呼ばれます。

テーブルの特徴は、各フィールドに「データ型」を設定できることです。
例えば、「名前」はテキスト型、「生年月日」は日付型、「金額」は通貨型というように設定することで、誤ったデータの入力を防ぐことができます。

2. クエリ(データの抽出・加工)

クエリは、テーブルから必要なデータだけを取り出したり、データを集計・加工したりする機能です。
SQLという専門言語を使わなくても、GUIの操作でクエリを作成できます。

例えば、「売上テーブルから2024年度の大阪支店の売上だけを抽出する」「商品別の売上合計を計算する」といった処理がクエリで実現できます。

3. フォーム(データの入力・表示画面)

フォームは、データを入力したり閲覧したりするための専用画面です。
テーブルに直接入力するよりも、使いやすく見やすい画面を作成できます。

ボタン、テキストボックス、ドロップダウンリスト、チェックボックスなどのコントロールを配置して、業務に最適な入力画面を設計できます。
入力規則を設定することで、データの品質を保つこともできます。

4. レポート(データの印刷・出力)

レポートは、データを印刷したり、PDF出力したりするための機能です。
請求書、納品書、顧客リスト、売上集計表など、さまざまな帳票を作成できます。

レイアウトを自由にデザインでき、グラフやロゴ、罫線なども配置できます。
データベースのデータが自動的に反映されるため、毎回手作業で作成する必要がありません。

Accessの始め方とデータベース作成手順

Accessの起動と新規データベース作成

Accessを初めて使う方向けに、基本的な手順をご説明します。

ステップ1：Accessの起動

1. スタートメニューから「Access」を選択します
2. Accessが起動すると、スタート画面が表示されます
3. 「空のデータベース」または「テンプレート」を選択できます

ステップ2：データベースファイルの作成

1. 「空のデータベース」を選択します
2. データベース名を入力します(例：「顧客管理.accdb」)
3. 保存場所を指定します
4. 「作成」ボタンをクリックします

これで、新しいデータベースファイルが作成され、空のテーブルが自動的に開きます。

テーブルの作成方法(実例)

例として、「顧客管理」のテーブルを作成してみましょう。

ステップ1：デザインビューでテーブルを設計

1. リボンの「ホーム」タブから「表示」→「デザインビュー」を選択します
2. テーブル名を入力します(例：「顧客マスタ」)
3. フィールド名とデータ型を設定します

ステップ2：主キーの設定

「顧客ID」フィールドを選択し、リボンの「主キー」ボタンをクリックします。主キーは、各レコードを一意に識別するための重要な設定です。

ステップ3：データの入力

1. 「表示」→「データシートビュー」に切り替えます
2. テーブルにデータを入力していきます
3. データを入力したら、ファイルを保存します

テンプレートを活用した簡単な始め方

Accessには、あらかじめ用意されたテンプレートが多数あります。初心者の方は、テンプレートを活用することで、より短時間でデータベースを構築できます。

1. Accessの起動画面で「その他のテンプレート」を選択します
2. 「顧客」「資産」「連絡先」など、目的に合ったテンプレートを選びます
3. テンプレートをダウンロードして開きます
4. 必要に応じてカスタマイズします

Accessの導入に必要な料金とプラン

Accessの購入方法

Accessを利用するには、主に2つの購入方法があります。

1. 買い切り型(永続ライセンス版)

一度購入すれば、追加費用なしで永続的に使用できるライセンスです。最新版はAccess 2024で、以下のような特徴があります。

• 価格：20,000円~22,000円程度(販売店により異なる)
• 対応OS：Windows 10、Windows 11
• インストール台数：2台まで
• サポート期間：約5年間(2029年10月まで)

Amazon、楽天、マイクロソフト公式ストアなどで購入できます。Amazonのオンラインコード版が最安値の傾向にあります。

2. サブスクリプション型(Microsoft 365)

月額または年額で料金を支払い、常に最新版を利用できるプランです。

Microsoft 365の特徴は以下の通りです。

• 常に最新バージョンが利用できる
• 1TBのOneDriveクラウドストレージが含まれる
• インストール台数は無制限(同時使用5台まで)
• Windows、Macの両方で利用可能(ただしAccessはWindowsのみ)
• 技術サポートが受けられる

どちらを選ぶべきか

以下のリンクでMicrosoft 365についてまとめた記事を書いています。
→Microsoft 365を徹底解説《特徴やOffice 365との違い、プラン、始め方を紹介》

Microsoft 365を徹底解説《特徴やOffice 365との違い、プラン、始め方を紹介》

Microsoft 365の特徴やメリット、Office 365との違いについて解説します。Microsoft 365は、一連のおな ...

 https://808hanablog.com/about-microsoft-365

→Microsoft公式Microsoft 365ページ

Accessの使い方：クエリでデータを抽出する方法

クエリの基本的な作成方法

クエリは、テーブルから特定の条件に合うデータを抽出したり、複数のテーブルを結合したり、データを集計したりする機能です。SQL言語を直接書かなくても、グラフィカルな操作でクエリを作成できます。

選択クエリの作成手順

最も基本的な「選択クエリ」の作り方をご説明します。選択クエリは、条件に合致するレコードを取り出すクエリです。

1. リボンの「作成」タブから「クエリデザイン」をクリックします
2. 「テーブルの表示」ダイアログで、使用するテーブルを選択して「追加」します
3. テーブルのフィールドをクエリのデザイングリッドにドラッグ&ドロップします
4. 抽出条件を入力します
5. 「実行」ボタンをクリックして結果を確認します

抽出条件の設定例

例として、顧客マスタから「大阪府に住んでいる顧客」を抽出する場合の条件設定をご紹介します。

複数テーブルの結合(リレーションシップ)

Accessの真価は、複数のテーブルを関連付けて情報を取り出せることです。例えば、「顧客マスタ」と「注文テーブル」を結合することで、「どの顧客がいつ何を注文したか」を一覧表示できます。

テーブル間の関連付けは、「リレーションシップ」という機能で設定します。

1. 「データベースツール」タブから「リレーションシップ」をクリックします
2. 関連付けたいテーブルを追加します
3. 共通のフィールド(例：顧客ID)をドラッグして線で結びます
4. 「参照整合性」にチェックを入れて保存します

リレーションシップを設定しておくと、クエリで複数のテーブルを簡単に結合できるようになります。

集計クエリで分析する

集計クエリを使えば、データの合計、平均、件数などを簡単に計算できます。例えば、「商品別の売上合計」「顧客別の注文件数」といった集計が可能です。

1. クエリデザインを開きます
2. リボンの「デザイン」タブから「集計」ボタンをクリックします
3. デザイングリッドに「集計」行が追加されます
4. 集計方法(合計、平均、カウントなど)を選択します

Accessの使い方：フォームで入力画面を作る

フォームを作成するメリット

テーブルに直接データを入力することもできますが、フォームを使うことで以下のようなメリットがあります。

• 入力ミスの削減：ドロップダウンリスト、入力規則、初期値設定により、誤入力を防げます
• 使いやすさの向上：見やすく分かりやすいレイアウトで、作業効率が向上します
• セキュリティの確保：必要な項目だけを表示し、不要な項目を非表示にできます
• 業務に特化した設計：ボタンやタブなどを配置して、業務フローに沿った画面を作れます

フォームウィザードで簡単作成

初心者の方は、まずフォームウィザードを使って基本的なフォームを作成しましょう。

1. 「作成」タブから「フォームウィザード」をクリックします
2. フォームに表示したいテーブルとフィールドを選択します
3. フォームのレイアウトを選択します(単票形式、表形式、データシートなど)
4. フォームのスタイルを選択します
5. フォーム名を入力して「完了」をクリックします

これだけで、基本的なフォームが自動生成されます。あとは必要に応じてカスタマイズしていきます。

フォームのデザインをカスタマイズする

デザインビューを使えば、フォームの見た目や機能を自由にカスタマイズできます。

よく使うコントロール

入力規則の設定

入力規則を設定することで、データの品質を保つことができます。

• 必須入力：「値要求」プロパティを「はい」に設定
• 文字数制限：「入力マスク」プロパティで形式を指定(例：電話番号を10桁に制限)
• 範囲指定：「入力規則」プロパティで条件を設定(例：>0 And <1000000)
• 重複チェック：インデックスプロパティで「重複なし」を設定

Accessの使い方：レポートで帳票を作成する

レポートの種類と用途

Accessのレポートは、業務でよく使われるさまざまな帳票を作成できます。

レポートウィザードで作成する

フォームと同じように、レポートもウィザードを使って簡単に作成できます。

1. 「作成」タブから「レポートウィザード」をクリックします
2. レポートに表示したいテーブルやクエリ、フィールドを選択します
3. グループ化レベルを設定します(必要に応じて)
4. 並べ替え順序を設定します
5. レイアウトと印刷の向きを選択します
6. レポート名を入力して「完了」をクリックします

レポートのセクション構成

レポートは複数のセクションで構成されており、それぞれ異なる役割があります。

• レポートヘッダー：レポートの最初のページに1回だけ表示されます(タイトル、ロゴなど)
• ページヘッダー：各ページの上部に表示されます(列見出しなど)
• 詳細セクション：データの本体が表示されます(各レコードの内容)
• ページフッター：各ページの下部に表示されます(ページ番号など)
• レポートフッター：レポートの最後に1回だけ表示されます(総計など)

実用的なレポート作成例

売上集計レポートの作り方

1. まず集計クエリを作成します(商品別の売上合計など)
2. レポートウィザードで集計クエリをデータソースに選択します
3. グループ化を設定します(例：商品カテゴリでグループ化)
4. 集計フィールドを追加します(売上金額の合計など)
5. デザインビューでレイアウトを調整します

請求書レポートの作り方

1. 顧客情報と注文明細を結合したクエリを作成します
2. レポートウィザードで単票形式を選択します
3. デザインビューで会社ロゴ、住所、請求書番号などを配置します
4. 明細部分にサブレポートを配置して注文明細を表示します
5. 合計金額、消費税、請求金額を計算して表示します

Accessで業務を自動化する方法

マクロ機能で定型作業を自動化

マクロは、複数の操作を記録して自動実行する機能です。プログラミングの知識がなくても、GUIの操作でマクロを作成できます。

マクロでできること

• ボタンをクリックしたらフォームを開く
• データを自動的に並べ替える
• クエリを実行してレポートを表示する
• データをExcelファイルにエクスポートする
• メッセージボックスを表示する
• 複数の処理を順番に実行する

マクロの作成手順

1. 「作成」タブから「マクロ」をクリックします
2. 「新しいアクションの追加」から実行したいアクションを選択します
3. アクションの引数(パラメータ)を設定します
4. 複数のアクションを追加して処理の流れを作ります
5. マクロに名前を付けて保存します

マクロの実用例

「月次レポート出力」マクロの例をご紹介します。

1. メッセージボックスで「月次レポートを作成しますか？」と確認
2. 集計クエリを実行してデータを集計
3. レポートを開いて印刷プレビューを表示
4. PDFファイルとして保存
5. 「レポートを作成しました」というメッセージを表示

このマクロをボタンに割り当てておけば、ワンクリックで月次レポートが完成します。

VBAでさらに高度な処理を実現

VBA(Visual Basic for Applications)は、Accessに組み込まれたプログラミング言語です。マクロよりも柔軟で強力な処理が可能になります。

VBAでできること

• 複雑な条件分岐やループ処理
• 他のアプリケーション(Excel、Outlookなど)との連携
• 外部ファイルの読み込みと書き込み
• 独自の関数やプロシージャの作成
• エラー処理の実装
• ユーザー定義のダイアログボックス表示

VBAコードの簡単な例

例として、フォームのボタンをクリックしたら現在の日時を表示する簡単なVBAコードをご紹介します。

Private Sub cmdShowDate_Click()
    MsgBox "現在の日時は " & Now() & " です", vbInformation, "日時表示"
End Sub

VBAを使いこなすには学習が必要ですが、習得すれば業務の自動化範囲が大幅に広がります。

Accessを使う上での注意点と制限事項

Accessの制限事項

Accessを使う際には、以下のような技術的な制限があることを理解しておきましょう。

バックアップの重要性

Accessのデータベースファイルは1つのファイル(.accdb)にすべてが含まれています。このファイルが破損したり紛失したりすると、すべてのデータが失われる可能性があります。

必ず定期的なバックアップを行いましょう。

• 毎日のバックアップ：重要なデータベースは毎日バックアップを取得
• 世代管理：複数世代のバックアップを保持(過去1週間分など)
• 別の場所に保存：外付けHDDやクラウドストレージに保存
• 自動バックアップ：可能であればバックアップを自動化

バックアップの取得方法は簡単です。「ファイル」→「名前を付けて保存」→「データベースのバックアップ」を選択すると、日付入りのバックアップファイルが作成されます。

パフォーマンスを保つためのポイント

Accessのパフォーマンスを維持するために、以下の点に注意しましょう。

• 最適化と修復：定期的に「データベースツール」→「データベースの最適化/修復」を実行
• インデックスの設定：検索でよく使うフィールドにインデックスを設定
• 画像データの管理：大量の画像はAccessに直接保存せず、ファイルパスのみを保存
• 不要データの削除：古いデータは定期的にアーカイブまたは削除
• クエリの最適化：不要なフィールドを取得しない、適切な条件を設定

セキュリティ対策

業務で使用する場合、セキュリティにも配慮が必要です。

• パスワード保護：データベースファイルにパスワードを設定
• アクセス権限：ユーザーごとに閲覧・編集権限を設定
• 重要データの暗号化：個人情報などは暗号化して保存
• 定期的な監査：誰がいつデータを編集したかを記録

Accessから次のステップへ

Accessを超えたデータベースの世界

Accessでデータベースの基礎を習得したら、さらに高度なシステムへの発展も視野に入れることができます。

SQL Serverへの移行

ユーザー数が増えてきたり、データ量が膨大になったりした場合は、SQL Serverへの移行を検討しましょう。
AccessからSQL Serverへは、比較的スムーズに移行できるツールが用意されています。

SQL Serverのメリットは以下の通りです。

• 数百人の同時アクセスに対応
• 数百GB~数TBの大容量データを管理可能
• 高度なセキュリティ機能
• 自動バックアップと復旧機能
• 24時間365日の安定稼働

PowerAppsとの連携

マイクロソフトが提供するPowerAppsを使えば、Accessのデータベースをスマートフォンやタブレットで利用できるアプリに変換できます。
外出先でのデータ入力や閲覧が必要な場合に有効です。

クラウドデータベースの活用

Microsoft Azure SQL DatabaseやAmazon RDSなどのクラウドデータベースサービスを使えば、インターネット経由でどこからでもアクセスできるデータベースを構築できます。

学習リソースと情報源

Accessをさらに深く学びたい方のために、おすすめの学習リソースをご紹介します。

他のデータベースツールとの比較

Accessと並んで検討されることが多い他のツールとの比較をご紹介します。

Accessに関するよくある質問

Q1：AccessとExcelの使い分けはどうすればいいですか？

A：データ件数と用途で判断しましょう。以下を目安にしてください。

• Excelが適している場合：データが1万件以下、計算やグラフ作成が中心、1人で使用、頻繁にレイアウト変更がある
• Accessが適している場合：データが1万件以上、複数のテーブルを関連付ける必要がある、複数人で共有、長期的にデータを蓄積していく

両方を併用することも有効です。Accessでデータを管理し、Excelで分析するという使い方もよく行われています。

Q2：プログラミングの知識がなくても使えますか？

A：はい、基本的な機能はプログラミング知識なしで使えます。テーブル、クエリ、フォーム、レポートの作成は、すべてGUIの操作で完結します。ウィザード機能を使えば、さらに簡単に作成できます。

ただし、より高度な自動化や複雑な処理を実現したい場合は、VBAというプログラミング言語の学習が必要になります。最初は基本機能から始めて、徐々にステップアップしていくことをおすすめします。

Q3：複数人で同時に使用できますか？

A：可能ですが、推奨は10人程度までです。Accessファイルを共有フォルダに配置することで、複数人での同時利用ができます。ただし、同時接続数が増えるとパフォーマンスが低下する可能性があります。

20人以上で使用する場合や、インターネット経由でアクセスしたい場合は、SQL ServerやクラウドデータベースへのバックエンドとしてAccessを使用するか、別のシステムへの移行を検討しましょう。

Q4：既存のExcelデータをAccessに移行できますか？

A：はい、簡単に移行できます。Accessの「外部データ」タブから「Excel」を選択し、インポートウィザードに従って操作するだけです。

ただし、移行前にExcelデータを整理しておくことをおすすめします。見出し行を明確にし、空白行や結合セルを削除し、データ形式を統一しておくと、スムーズにインポートできます。

Q5：Accessのファイルが壊れてしまいました。復旧できますか？

A：「データベースの最適化/修復」機能で復旧できる場合があります。「データベースツール」タブから「データベースの最適化/修復」を実行してください。

それでも復旧できない場合は、バックアップファイルから復元します。これがAccessでバックアップが重要な理由です。日常的にバックアップを取得する習慣をつけましょう。

Q6：Accessはどのくらいの期間で使えるようになりますか？

A：基本的な操作であれば、1～2週間程度の学習で使えるようになります。以下のようなステップで学習を進めると効率的です。

• 1週目：テーブルの作成とデータ入力、簡単なクエリの作成
• 2週目：フォームとレポートの基本的な作成
• 3週目以降：実際の業務データで実践、徐々に機能を拡張

毎日30分～1時間程度の学習時間を確保できれば、1ヶ月後には実務で活用できるレベルに到達できるでしょう。

Q7：スマートフォンやタブレットで使えますか？

A：Accessアプリ自体はWindows専用のため、スマートフォンやタブレットでは直接使用できません。

ただし、以下の方法で間接的に利用できます。

• PowerAppsでモバイルアプリを作成し、Accessのデータに接続する
• リモートデスクトップでWindows PCに接続してAccessを操作する
• AccessのデータをSharePointやOneDriveと同期して閲覧する

Q8：無料で使える代替ソフトはありますか？

A：オープンソースのLibreOffice Baseが代替ソフトとして利用できます。基本的な機能はAccessと似ていますが、互換性は完全ではありません。

業務で本格的に使用する場合は、サポートやアップデートが保証されているAccessの購入をおすすめします。Microsoft 365であれば月額1,490円から利用できるため、まずは1ヶ月試用してみるのも良いでしょう。

まとめ：Accessで業務効率を劇的に向上させよう

以下のリンクでMicrosoft 365についてまとめた記事を書いています。
→Microsoft 365を徹底解説《特徴やOffice 365との違い、プラン、始め方を紹介》

Microsoft 365を徹底解説《特徴やOffice 365との違い、プラン、始め方を紹介》

Microsoft 365の特徴やメリット、Office 365との違いについて解説します。Microsoft 365は、一連のおな ...

 https://808hanablog.com/about-microsoft-365

以下のリンクでAccessデータベースを自動的にファイル圧縮（最適化/修復）する方法についてまとめた記事を書いています。
→【VBA】Accessデータベースを自動的にファイル圧縮（最適化/修復）する方法（マクロ）

【VBA】Accessデータベースを自動的にファイル圧縮（最適化/修復）する方法（マクロ）

VBA（マクロ）でAccess（アクセス）データベースを自動的にファイル圧縮（最適化/修復）する方法を紹介 ...

 https://808hanablog.com/how-to-automatically-optimize-files-...

以下のリンクでVBAで外部のAccessに接続する方法についてまとめた記事を書いています。
→VBAで外部のAccessに接続する方法【adoデータベース(DB)接続&接続解除】

VBAで外部のAccessに接続する方法【adoデータベース(DB)接続&接続解除】

ExcelVBAやAccessVBAから外部Accessのデータベースに接続する方法を紹介します。会社の業務自動化やデ ...

 https://808hanablog.com/how-to-connect-to-external-access-wi...

以下のリンクでAccessVBAの定期自動実行方法についてまとめた記事を書いています。
→AccessVBA定期自動実行方法【バッチファイル vbsファイル タスクスケジューラ マクロ】

AccessVBA定期自動実行方法【バッチファイル vbsファイル タスクスケジューラ マクロ

batファイル、vbsファイル、タスクスケジューラを使用したAccessVBA定期自動実行方法を紹介します。Acc ...

 https://808hanablog.com/accessvba-auto-execution-bat-startup