オフィスワーカーがすべきOutlook設定～メール業務を効率化～
オフィス、在宅のPC業務でOutlookを使用している人
会社のPC業務でOutlookを使用していて、まず自分のPCの効率化をしたい人
会社から残業規制が出て少しでも残業を減らしたい人
会社でPCの業務している人やPCを頻繁に使用する人向けに書いています。
◆本記事の内容
・Outlook業務効率化方法
を紹介します。
毎日Outlookのメールを捌くのにいっぱいいっぱいになっていませんか？
Outlookを少しでも効率化して便利にしたいと思っていませんか？
もしよければOutlookも業務効率化方法に答えますので、見ていってください。
Outlookで設定すべきこと
メール内容の閲覧は別ウィンドウで見る
メール内容の閲覧は別画面で大きな画面で見るようにしましょう。
Outlookで受信トレイと閲覧ウィンドウを一緒に表示していると1つの画面でメールの内容すべてを表示できないことが多いので別画面で開いたほうが見やすいです。
Outlookのホーム画面は受信トレイだけが表示されるようにしましょう。
【設定】
・表示タブの閲覧ウィンドウをオフにする
・メッセージのプレビューをオフにする
メールを開いたあと、次または前のメールの切り替えはショートカットキー[CTRL＋＜]か[CTRL＋＞]で行ってください。
①表示タブの閲覧ウィンドウをオフにする
②メッセージのプレビューをオフにする
受信メールは未読(受信トレイ)とアーカイブトレイに分ける
受信メールは受信トレイ(未読：未処理)とアーカイブ(既読：処理済み)に分けてください。
余計ないフォルダ分けはやめましょう。フォルダに振分けるよりも検索で過去のメールは検索するようにしてください。
メールのファルダ移動はクイック操作を設定しましょう。Archiveフォルダへの移動は[CTRL+SHIFT+9]で移動できるように設定しておきましょう。
【設定】
・Archiveフォルダを作成する
・クイック操作でArchiveフォルダへ移動ショートカットキーを設定する
①受信トレイを右クリックしてフォルダの作成を押す
②フォルダ名をArchiveにする
③クイック操作の[クイック操作の管理]を選択する
④新規作成のリストボックスから[フォルダへ移動]を選択する
⑤フォルダへ移動のチェックを入れて、Archiveを選択してオプションボタンを押す
⑥ショートカットキーを[Ctrl＋Shift＋9]を選択して、保存ボタンを押す
⑦OKボタンを押す
メールはフォルダ分けせずに、検索詳細設定を使用する
メールはArchiveフォルダから検索参照できるようにしておきましょう。
フォルダ分けする方もいらっしゃると思いますが、検索をしっかりできるようにしておけばフォルダ分けの必要がなくなります。
【設定】
・検索の詳細設定を行う
ｍ[CTRL＋E]で検索入力に移動できます。
①検索欄にカーソルを置き、絞り込みの詳細をクリックする
②検索項目を選択する
今回は宛先、差出人、CC、件名、添付ファイル、本文を選びました。
③以下に検索欄が表示されるので、検索キーワードを入力すると対象のメールに絞り込まれます
まとめ
Outlookを業務で使用している人向けに効率化の設定を紹介しました。
人によっては使いにくいことがあるかもしれませんが、メール業務がシンプルになると思いますので一度試してみてください。
本当に力を入れなければならないところにもっと力を注げるように便利にしていきましょう。
「オフィスワーカーがすべきWindowsPC設定」も紹介していますので、もしよろしければ御覧ください。
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