Microsoft Plannerが使いづらい？理由と解決策を徹底解説【劇的に改善する解決策を紹介】
「Microsoft Plannerを導入したけれど、正直使いづらい……」
「タスク管理が逆に煩雑になってしまった」
そのように感じて、この記事にたどり着いたのではないでしょうか？実は、多くのユーザーが使い始めに同じような壁にぶつかっています。
しかし、結論からお伝えすると、Microsoft Plannerは「設定」と「Microsoft 365連携」を正しく理解すれば、最強のタスク管理ツールに変わります。
なぜなら、多くの「使いづらい」という感想は、機能不足ではなく「適材適所の使い分け」ができていないことに起因しているからです。
この記事では、Plannerが使いづらいと感じる原因を解明し、それをプラスに変える具体的な設定術や活用方法を解説します。
また、最新の「新しいPlanner」の情報も交えてお届けします。
この記事を読み終える頃には、あなたは以下の状態になっているでしょう。
- Plannerの強みを理解し、チームのタスク管理を効率化できる
- 「使いづらい」と感じていた通知や表示設定を最適化できる
- 自分たちに本当にPlannerが合っているのか判断できる
結論：Plannerは「チーム連携」に特化したツールです。個人のタスク管理とは切り分けて考えることで、真価を発揮します。
それでは、Plannerのストレスを解消し、快適なワークフローを手に入れましょう。
Plannerが使いづらい5つの理由
概要・まとめ：
多くのユーザーが「使いづらい」と感じる主な要因は、ガントチャートの不在、通知の多さ、動作の重さ、検索機能の弱さ、そして他ツールとの比較によるギャップです。まずは現状の課題を整理しましょう。
まずは、なぜ多くの人が「Microsoft Plannerは使いづらい」と感じてしまうのか、その根本的な原因を5つのポイントで整理します。
現状の課題を明確にすることで、解決策が見えてきます。
1. ガントチャートが標準ではない
プロジェクト管理において「いつ、何をやるか」を視覚化するガントチャートは必須です。
しかし、標準プランのPlannerにはこれがないため、「全体のスケジュール感が見えにくい」という不満が多く挙がります。
2. 通知設定が複雑でうるさい
「タスクの期限が迫っています」「誰かがコメントしました」など、初期設定のままだとメール通知が大量に届き、重要な情報が埋もれてしまいます。
これが「管理疲れ」を引き起こす大きな要因です。
3. 動作が重く感じる場合がある
タスク数が増えてくると、ブラウザ版やTeamsアプリ版での動作がもっさりすることがあります。
サクサク動くTrelloなどの軽量ツールと比較すると、ストレスを感じる場面があるかもしれません。
4. タスクの検索・俯瞰が弱い
過去の完了タスクを探したり、複数のプランを横断して自分のタスクだけを確認したりする操作が、直感的ではないと感じるユーザーが多いようです。
5. 他ツール（Trello等）とのギャップ
「かんばん方式」の元祖とも言えるTrelloや、高機能なAsanaと比較して、「できないこと」に目が行きがちです。特にカスタマイズ性の低さが指摘されます。
使いづらいを解消する設定・活用術
概要・まとめ：
「使いづらい」の多くは設定で解決可能です。通知の最適化、バケット（列）の効果的な分類、ラベル活用の3点を見直すだけで、操作性は劇的に向上します。
ネガティブな要素を理解したところで、ここからは具体的な解決策を見ていきましょう。少しの工夫で、Plannerは驚くほど使いやすくなります。
通知設定を最適化して静かにする
最もストレスになりやすい「通知」をコントロールしましょう。以下の手順で設定を見直すことをおすすめします。
- Planner画面右上の歯車アイコン（設定）をクリック
- 「通知」を選択
- 「自分に割り当てられたタスク」以外のチェックを外す
これだけで、自分に関係のない通知メールが減り、重要なタスクだけに集中できる環境が整います。
バケット（列）を工程別に分ける
初期状態の「ToDo」だけではなく、バケット（列）を業務プロセスに合わせて作成しましょう。例えば以下のような分け方がおすすめです。
- 未着手：これからやるタスク
- 作業中：現在進行中のタスク
- 確認待ち：上司やクライアントの確認待ち
- 完了：終わったタスク
こうすることで、タスクカードをドラッグ＆ドロップで移動させるだけで進捗報告が完了します。
ラベル機能で視認性を上げる
タスクカードの右端にある色のついた「ラベル」を活用していますか？これに名前をつけることで、一目で優先度や種類がわかるようになります。
- 赤：緊急
- 青：要確認
- 緑：MTG不要
このようにルール化することで、「中身を開かないと内容がわからない」というストレスから解放されます。
実は便利？Plannerのメリット
概要・まとめ：
Plannerの真価は、単体機能ではなく「Microsoft 365エコシステム」との連携にあります。
TeamsやOutlook、To Doとのシームレスな統合こそが最大のメリットです。
「使いづらい」という側面だけでなく、Plannerにしかない強力なメリットにも目を向けてみましょう。
これを理解すると、他ツールから乗り換える理由が見えてきます。
Teamsとの圧倒的な親和性
Plannerの最大の強みは、Microsoft Teamsの中に組み込めることです。
チャットをしながら、別タブでタスクを確認・追加できます。わざわざブラウザを開く必要がありません。
Microsoft To Doとの連携
個人のタスク管理アプリ「Microsoft To Do」と連携できる点も重要です。
「Plannerで割り当てられたチームのタスク」が、自動的に「自分のTo Doリスト」に同期されます。
結論：チーム全体の動きはPlannerで、個人の細かい作業はTo Doで管理する。この使い分けができるのがMicrosoft製品の強みです。
以下のリンクでMicrosoft To Doについてまとめた記事を書いています。もしよろしければご覧ください。
→Microsoft To Do完全ガイド：使い方から活用術まで徹底解説
https://808hanablog.com/the-complete-guide-to-microsoft-to-d...追加コストがかからない
多くの企業ですでに契約しているMicrosoft 365 Businessなどのプランに含まれています。
TrelloやAsanaを有料契約する場合と比較して、コストパフォーマンスは圧倒的です。
新Plannerと旧版の違いを解説
概要・まとめ：
2024年から順次展開されている「新しいPlanner」は、従来のTo Do、Planner、Projectを統合したものです。
プレミアムプランでは待望のガントチャートも利用可能になります。
実は今、Plannerは大きな変革期にあります。Teams内のアプリが「Tasks by Planner and To Do」から、シンプルに「Planner」という名称に統合・変更されました。
3つのツールが1つに統合
これまでは以下の3つがバラバラでした。
- Microsoft To Do：個人タスク
- Microsoft Planner：チームタスク（かんばん）
- Microsoft Project：大規模プロジェクト（ガントチャート）
新しいPlannerでは、これらが1つのインターフェースで管理できるようになります。
プレミアムプランでガントチャート解禁
「使いづらい」の最大の理由だったガントチャート（タイムラインビュー）ですが、Plannerのプレミアムプラン（旧Project for the webの機能）を利用することで使用可能になります。
もし本格的な工程管理が必要な場合は、ライセンスのアップグレードを検討する価値があります。
Plannerと他ツールの比較表
概要・まとめ：
Planner、Trello、Asana、Backlogを比較しました。PlannerはMicrosoft環境での「連携力」と「コスト」で優位性があります。
客観的に判断するために、主要なタスク管理ツールと比較してみましょう。
| 機能・特徴 | Microsoft Planner | Trello | Asana | Backlog |
|---|---|---|---|---|
| 主な用途 | M365ユーザーのチーム管理 | シンプルなかんばん管理 | 高度なプロジェクト管理 | 開発・エンジニア向け |
| ガントチャート | △（有料プランで可） | △（有料プランで可） | ○（有料） | ○（標準） |
| Teams連携 | ◎（最高レベル） | ○ | ○ | △ |
| コスト | ◎（M365に含まれる） | ○（無料枠あり） | △（高機能だが高価） | ○（ユーザー数無制限） |
| カスタマイズ性 | △（シンプル） | ◎（プラグイン豊富） | ◎（非常に高い） | ○ |
この表からわかるように、「すでにMicrosoft 365を使っている組織」であれば、Plannerが最もコストパフォーマンスと利便性のバランスが良い選択肢となります。
Plannerがおすすめな人・組織
概要・まとめ：
Plannerは全方位向けのツールではありません。Microsoft 365を中心に業務を行っており、複雑すぎないタスク管理を求めるチームに最適です。
ここまでを整理して、Plannerを積極的に使うべきケースと、他ツールを検討すべきケースを明確にします。
Plannerが向いているケース
- 普段からTeamsでコミュニケーションをとっている
- 追加コストをかけずにタスク管理を導入したい
- Excelでのタスク管理から脱却したい
- マニュアルなしでも直感的に使えるツールが良い
他ツールを検討すべきケース
- Microsoft 365を導入していない
- 厳密なガントチャート管理が必須（かつ追加予算がない）
- エンジニアがメインで、コード管理と紐付けたい（Backlog等がおすすめ）
- 極めて複雑な依存関係のあるタスクを管理したい
まとめ：使いづらいは解消可能
概要・まとめ：
Plannerは「使いづらい」のではなく「機能がシンプル」なツールです。設定の最適化と割り切った使い方で、業務効率化の強力な武器になります。
最後に、今回の記事のポイントをまとめます。
- Plannerが「使いづらい」原因は、通知設定と期待値のズレにあることが多い
- 通知をオフにし、バケットとラベルを活用すれば使い勝手は激変する
- TeamsやTo Doとの連携こそがPlanner最大の強み
- ガントチャートが必要ならプレミアムプランか、Excelとの併用を検討する
「使いづらい」と感じてすぐに利用をやめてしまうのは、非常にもったいないことです。
特にMicrosoft 365ユーザーにとっては、これほどシームレスに連携できるツールは他にありません。
まずは今日から、「通知設定の見直し」と「Teamsへのタブ追加」だけでも試してみてください。
きっと、今までよりもスムーズにタスクが流れる感覚を味わえるはずです。
以下のリンクでMicrosoft Plannerについてまとめた記事を書いています。
→Microsoft Planner完全ガイド：使い方からガントチャート、Teams連携まで徹底解説
以下のリンクでMicrosoft 365 Copilotの活用事例と便利な使い方についてまとめた記事を書いています。
→Microsoft 365 Copilotで何ができる?活用事例と便利な使い方完全ガイド
以下のリンクでCopilot in PowerPointについてまとめた記事を書いています。もしよろしければご覧ください。
→Copilot in PowerPoint完全ガイド！スライド作成をAIで劇的効率化
以下のリンクでCopilot in Excelについてまとめた記事を書いています。もしよろしければご覧ください。
→【2025年最新版】Copilot Excelの使い方完全ガイド｜データ分析が劇的に効率化
